Die Software ermöglicht die einfache und schnelle Archivierung von Nachrichten in einem Format, das auch von Mailprogrammen wie Outlook und Netscape gelesen werden kann.
Es gibt mehrere Gründe, um Nachrichten in regelmäßigen Zeitabständen zu archivieren. Ein Grund liegt in der großen Anzahl der gespeicherten Nachrichten. Da neben den empfangenen auch die versendeten Nachrichten gespeichert werden, laufen bei vielen Nutzern mehrere hundert E-Mails pro Monat auf, deren dauerhafte Speicherung Kosten verursacht. Natürlich möchte man die Nachrichten auch nicht löschen, da sie u.U. Informationen enthalten, auf die man Monate oder Jahre später zurückgreifen möchte.
|
|
Sie erhalten monatlich eine große Anzahl von E-Mails. Um die Nachrichtenordner übersichtlich zu halten, möchten Sie alle Mails archivieren, die älter als 1 Monat sind:
- Wechseln Sie in das Nachrichtenmodul.
- Wählen Sie im Menu Bearbeiten die Funktion Archivieren.
- Geben Sie ein Datum an, bis zu dem die Nachrichten gesichert werden - im Beispiel also der 1. des Vormonats. Bestimmen Sie durch Klick auf das Auswahlfeld Ordner, welche Nachrichtenordner gesichert werden sollen.
- Klicken Sie auf 2. Sicherung herunterladen, um den Archivierungsprozess zu starten. Es erscheint folgende Meldung:
- Klicken Sie im Fenster Dateidownload auf Speichern und wählen Sie im folgenden Dialog ein lokales Verzeichnis auf Ihrer Festplatte. Der nun beginnende Download kann abhängig von der Größe der gepackten Datei und Ihrer Internetverbindung einige Minuten dauern.
- Nach Beendigung des Downloads haben Sie die Auswahl, ob die gerade gesicherten Nachrichten innerhalb der Anwendung gelöscht werden sollen oder nicht:
Möchten Sie die Nachrichten löschen, dann klicken Sie auf 3. Nachrichten löschen. Ihre Nachrichtenordner enthalten dann immer nur die Nachrichten, die noch nicht archiviert wurden.
Um die Nachrichten im x-organizer zu erhalten, klicken Sie unten rechts auf Schließen. Der Archivierungsvorgang wird so ohne Löschen beendet.
|
 |
| |
|
| Das gepackte Archiv enthält neben den Nachrichten mit Anhängen auch die Ordnernamen, in die der Benutzer die Nachrichten einsortiert hat. Lokal ausgepackt können die Nachrichten, die im eml-Format gespeichert sind, mit gängigen Mailclients wieder geöffnet werden. Ein ausführliches Beispiel hierzu finden Sie auch im nachfolgenden Kapitel: Suchen archivierter Nachrichten. |
 |
| |
|
Um den Archivierungsvorgang möglichst regelmässig und bequem zu automatisieren, können Sie sich im Terminmodul einen Termin einrichten, der Sie monatlich an das Archivieren Ihrer Nachrichten erinnert.
Erhalten Sie die Benachrichtigung, daß diese Aufgabe ansteht, führen Sie die Archivierung nach obigem Beispiel aus. Nach dem Herunterladen der gepackten Archive auf Ihren lokalen PC können Sie diese z.B. auch auf CD brennen. |
 |
Siehe auch folgendes Kapitel:
Suchen archivierter Nachrichten
|
|
|