Ein sehr nützliches Feature ist die Serien-E-Mail Funktion. Hiermit können Sie auf einfache Weise die gleiche Nachricht an mehrere von Ihnen definierte Empfänger schicken.
Die Serien-E-Mail kann über eine große Anzahl sogenannter Platzhalter an den jeweiligen Empfänger individualisiert werden. Die Platzhalter werden später beim Versand der Nachricht an den jeweiligen Empfänger durch dessen Daten aus dem Adressmodul ersetzt. So ist z.B. eine persönliche Anrede in der Nachricht möglich ("Sehr geehrte Frau Maier").
In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen die grundsätzlichen Schritte zur Erstellung einer Serien-E-Mail. Eine genaue Definition aller Platzhalter erhalten Sie im nachfolgenden Kapitel. |
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Vorgehensweise: Verfassen einer Serien-E-Mail und Auswahl der Empfänger:
- Benutzen Sie die aus den vorigen Kapiteln bekannten Funktionen, um eine neue E-Mail zu erstellen.
- Klicken Sie im Eingabefenster rechts auf die Funktion Serien-E-Mail:
- Die Eingabefelder ändern sich wie folgt:
Ab sofort wird die E-Mail vom x-organizer als Serien-E-Mail behandelt. Um wieder zu einer Standardmail zurück zu kehren, klicken Sie auf das Feld Standard-E-Mail.
- Eine Serien-E-Mail kann max. 50 einzelne Empfänger enthalten. Beachten Sie hierzu bitte auch den Hinweis am Ende des Kapitels. Durch Klick auf Empfängerliste können Sie nun alle Empfänger definieren, die Ihre Serien-E-Mail erhalten sollen. Benutzen Sie hierzu entweder die angezeigte Suchmaske, indem Sie nach Eingabe der gewünschten Suchkriterien auf
 klicken oder wählen Sie  , um sich eine Listenansicht aller gespeicherten Kontakte anzeigen zu lassen. Selektieren Sie nun die gewünschten Empfänger und klicken Sie auf Hinzufügen, um die Kontakte in Ihre Empfängerliste für die Serien-E-Mail aufzunehmen:
Sind alle gewünschten Kontakte in Ihrer Empfängerliste vorhanden, dann klicken Sie auf  , um zur Eingabemaske für Ihre E-Mail zurückzukehren.
- Schreiben Sie nun den Text Ihrer E-Mail und benutzen Sie bei Bedarf die zur Verfügung stehenden Platzhalter, welche beim Versand bei jeder Mail automatisch durch die Daten des jeweiligen Kontaktes ersetzt werden.
Tragen Sie hierzu die Platzhalter entweder von Hand an der gewünschten Position ein oder benutzen Sie das Auswahlfeld  und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.
Hinweis: Genauere Informationen der zur Verfügung stehenden Platzhalter und Regeln sowie ein Anwendungsbeispiel finden Sie im nachfolgenden Kapitel.
- Klicken Sie nach Fertigstellung Ihrer E-Mail auf
 . Sie erhalten daraufhin die Vorschaufunktion Ihrer E-Mails, in der alle Platzhalter durch die jeweiligen Adressdaten der Empfänger ersetzt sind. Diese Anzeige entspricht der finalen E-Mail, die an jeden Empfänger versendet wird. Mit den Pfeiltasten  können Sie sich die Serienbriefe aller Empfänger anzeigen lassen und die Ersetzungen Ihrer Platzhalter kontrollieren. Zum Beenden der Vorschau klicken Sie auf  .
Beachten Sie bitte, dass allein durch den Aufruf der Vorschaufunktion die Serien-E-Mail noch nicht verschickt wurde.
- Haben Sie Fehler entdeckt, so können Sie nun den Serienbrief nochmals editieren und bei Bedarf die Vorschau erneut aufrufen.
- Durch Klick auf
 bzw.  wird die Serien-E-Mail schließlich an alle ausgewählten Kontakte aus der Empfängerliste verschickt. Eine Kopie der Nachricht wird in Ihren Nachrichtenordnern Gesendet und Eigene Nachrichten gespeichert.
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| Der x-organizer bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Individualisierung von Serienbriefen. Eine genaue Definition der zur Verfügung stehenden Platzhalter und Regeln sowie ein Anwendungsbeispiel finden Sie im nachfolgenden Kapitel. |
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Hinweis: Beim Verfassen einer Serien-E-Mail können maximal 50 Empfängeradressen einzeln ausgewählt werden. Möchten Sie die E-Mail an mehr als 50 Empfänger verschicken, dann sammeln Sie die gewünschten Empfänger vorher in einem separaten Adressordner und selektieren Sie dann den Ordner anstelle der Einzeladressen beim Erstellen der Serien-E-Mail.
Vorgehensweise:
- Erstellen Sie sich einen neuen temporären Ordner, in welchem Sie alle Empfängeradressen sammeln.
Klicken Sie hierzu im Nachrichtenmodul mit der rechten Maustaste an die gewünschte Position im Ordnerbaum, an der der neue Ordner erstellt werden soll. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Funktion neuer Ordner. Tragen Sie im Eingabefeld den gewünschten Ordnernamen ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste.
- Wechseln Sie nun in das Adressmodul und lassen Sie sich die gewünschten Adressen anzeigen, an welche Sie die Serien-E-Mail verschicken möchten. Kopieren Sie diese nun in den neuen Ordner: klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Adressnamen, wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag In Ordner eintragen und navigieren Sie zu Ihrem zuvor erstellten Ordner.
- Sind alle gewünschten Empfänger in den Ordner eingetragen, wechseln Sie bitte zurück in das Nachrichtenmodul und verfassen Sie Ihre Serien-E-Mail wie oben beschrieben. Selektieren Sie nun jedoch anstatt der einzelnen Adressen einfach den gesamten Ordner. Somit werden alle enthaltenen Adressen in die Serien-E-Mail übernommen.
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