Nachrichten filtern

Nachrichten filtern

 
Mit Nachrichtenfiltern können Sie bei der Ankunft neuer E-Mails automatische Aktionen ausführen lassen, z.B. diese Nachrichten in bestimmte Ordner verschieben, als gelesen markieren oder löschen.
Sie können individuelle Nachrichtenfilter auf einfache Art und Weise selbst erstellen und auch die Reihenfolge bestimmen, in der diese angewendet werden sollen:
 
  • Klicken Sie im Nachrichtenmodul auf das Menü Bearbeiten und wählen Sie den Punkt Einstellungen > Filter.
  • Sie erhalten eine Liste aller bereits definierten Nachrichtenfilter.
 
  • Klicken Sie zum Erstellen eines neuen Filters in der Symbolleiste auf die Funktion .
    Es öffnet sich folgendes Fenster:
 
  • Geben Sie in das Eingabefeld Name einen Namen für den Filter ein, um ihn später in der Liste identifizieren zu können.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv, um diesen Filter generell einzuschalten.
  • Soll der Nachrichtenfilter nur zu einem bestimmten Zeitraum aktiv sein, dann tragen Sie in den Feldern Zeitraum das Start- und Enddatum im Format tt.mm.jjjj ein. Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen Aktiv trotzdem gesetzt werden muss, da der Filter sonst komplett deaktiviert ist.
  • Wählen im Auswahlfeld Benachrichtigung aus, mit welcher Benachrichtigungsart Sie über eine neue gefilterte Nachricht informiert werden möchten.


    Bei Benachrichtigungen per SMS erhalten Sie eine Kurznachricht auf die in Ihrem Account hinterlegte Handynummer gesendet. Mit der Option "SMS an <Rufnummer> wenn nicht angemeldet" erhalten Sie nur dann eine SMS, wenn Sie zum gewählten Zeitpunkt nicht im x-organizer eingeloggt sind. Die Option "SMS an <Rufnummer>" versendet eine SMS unabhängig von Ihrem Onlinestatus und die Option "Sammel-SMS nach 6 Stunden" sammelt Ihre Nachrichten in der genannten Zeit und versendet dann eine einzelne SMS.
    Über diese Optionen haben Sie somit die Möglichkeit, sich bei Eintreffen wichtiger E-Mails per SMS benachrichtigen zu lassen. Erstellen Sie sich für die SMS-Benachrichtigung einen eigenen Filter.
    Beachten Sie bitte, dass der SMS-Dienst kostenpflichtig ist. Das Ihnen noch zur Verfügung stehende SMS-Kontingent können Sie jederzeit in Ihren Accountinformationen abrufen.
     
  • Aktivieren Sie das Auswahlfeld, für das entweder alle folgenden Bedingungen oder mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein sollen.
  • Definieren Sie Ihre Bedingungen.
  • Klicken Sie auf den Link Mehr, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen.
  • Klicken Sie auf den Link Weniger, um vorhandene Bedingungen nicht anzuzeigen.
  • Legen Sie fest, was mit der Nachricht passieren soll:
    • verschieben in Ordner
    • als gelesen markieren
    • als gelesen markieren und verschieben in Ordner
    • löschen
    • ablehnen
    • beantworten
    • keine Aktion
 
  • Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Funktion .
    Der neue Nachrichtenfilter wird erzeugt.
 
Reihenfolge der Filter:
Beachten Sie, dass die Reihenfolge der Filter eine wichtige Rolle für deren korrekte Funktion spielt. Generell werden beim Eintreffen einer neuen Nachricht sämtliche Filter der Liste in der Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet. Sobald eine Filterregel auf die Nachricht zutrifft, wird die Aktion dieses Filters auf die entsprechende Nachricht ausgeführt. Danach werden keine weiteren Filterregeln mehr für diese Nachricht getestet.
Sollten Sie der Meinung sein, dass ein von Ihnen eingerichteter Filter nicht korrekt funktioniert, dann prüfen Sie, ob evtl. ein weiter oben definierter Filter bereits ausgeführt wurde und verändern Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Filter.

Reihenfolge der Filter ändern:
  • Lassen Sie sich im Nachrichtenmodul unter Bearbeiten > Einstellungen > Filter die Liste aller definierten Nachrichtenfilter anzeigen.
  • Die angezeigten Filter werden bei Eingang neuer Nachrichten in der Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet. Möchten Sie einen Filter in der Reihenfolge verschieben oder evtl. sogar löschen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Filter und wählen Sie aus dem Kontextmenü die gewünschte Aktion aus.


    Nach oben verschieben
    bzw. Nach unten verschieben verschiebt den Filter um jeweils eine Position. Mit An den Anfang verschieben bzw. Ans Ende verschieben stellen Sie den aktuellen Filter ganz an den Anfang oder das Ende der Liste. Löschen löscht den aktuellen Filter. Beachten Sie beim Verschieben oder Löschen von Filtern bitte auch den nachfolgenden Hinweis.
   
Achtung:
Der Viren- und Spam-Filter ist ein Standardfilter, der bereits bei Erstellung Ihres Accounts für Sie angelegt wurde. Er sollte immer am Anfang der Liste stehen und nicht gelöscht  werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass unerwünschte Mails sofort vom x-organizer ausgefiltert werden.
   
Tipp:
Die Software bietet auch die Möglichkeit, eingehende E-Mails per Filterdefinition an eine feste (externe) E-Mailadresse weiterzuleiten. Dabei wird ein Zusatzfeld  Weiterleitung an:  in das obige Fenster zum Erstellen eines Filters hinzugefügt. In dieses können Sie Ihre externe E-Mailadresse eintragen.
Daneben ist es möglich, durch den Eintrag Cc: in das Feld Weiterleitung an: die Absendeadresse ausgehender E-Mails zu ändern. Hierzu wird die benötigte Absendeadresse hinter Cc: angegeben.

Möchten Sie diese Funktionen nutzen, dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.
   
Tipp:
Durch die Möglichkeit der SMS-Benachrichtigung haben Sie die Möglichkeit, sich einen "VIP-Filter" einzurichten, der Sie beim Eintreffen besonders wichtiger oder kritischer E-Mails per SMS auf Ihr Handy informiert.

 

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Letzte Änderung: Do. 01.10.2020 22:18