Tutorial: Erste Schritte

Tutorial: Erste Schritte, Import Ihrer Adressen
 
Im folgenden kurzen Tutorial möchten wir Sie in das Adressmodul des x-organizers einführen und anhand eines praxisnahen Beispiels einen raschen Um- bzw. Einstieg ermöglichen.

Als geschäftlicher Nutzer bietet Ihnen der x-organizer umfangreiche Möglichkeiten, um die Kontaktdaten z.B. Ihrer Kunden oder Mitarbeiter zu verwalten und zu organisieren. Somit können Sie beispielsweise auf einfache Weise Massenmailings an Ihre Kunden starten oder auch mehrere Personen zu Besprechungen einladen.

Wie bereits im vorangegangenen Kapitel beschrieben wurde, verwaltet der x-organizer Adressen als sog. Kontakte. Abhängig von den Adressdaten wird dies durch einen Firmen- oder einen Personenkontakt realisiert. Im vorigen Beispiel von Frau Müller sind der Person 2 Personenkontakte zugeordnet: ein geschäftlicher und ein privater Kontakt. Wird im x-organizer der Datensatz von Frau Müller aufgerufen, werden automatisch beide Kontakte angezeigt.
Der geschäftliche Kontakt ist außerdem mit der Firma verknüpft, in der Frau Müller arbeitet. Werden die Kontakte der Firma angezeigt, so erscheint auch dort der geschäftliche Kontakt von Frau Müller.

Ein erster Schritt zur Nutzung ist natürlich die Übernahme Ihrer bereits vorhandenen Adressbestände. Diese können aus anderen Applikationen wie z.B. MS Outlook, Outlook Express, Netscape, usw in den x-organizer importiert werden. Anhand eines kleinen Beispiels wollen wir Ihnen diesen Import hier demonstrieren:

  
Import Ihrer bestehenden Adressdatensätze aus MS Outlook in den x-organizer:

Dabei wird angenommen, Ihre Adressen in Outlook enthalten pro Datensatz bis zu zwei Kontaktadressen (Adresse geschäftlich, Adresse privat).

  • Starten Sie MS Outlook und wechseln Sie zu den Kontakten.


  • Wählen Sie im Menu Datei den Punkt Importieren/Exportieren. Es wird der Import/Export-Assistent von MS Outlook gestartet.
  • Wählen Sie Exportieren in eine Datei und Klicken Sie auf Weiter.


  • Wählen Sie im folgenden Dialog Kommagetrennte Werte (Windows).


  • Selektieren Sie den Ordner Kontakte und geben Sie danach einen lokalen Pfad und Dateinamen für die Exportdatei an, z.B. c:\adressbuch.csv.


  • Im nächsten Eingabebildschirm haben Sie die Möglichkeit, über den Button Felder zuordnen die Feldzuweisungen der zu exportierenden Datensätze nochmals im Detail zu bearbeiten. Ansonsten können Sie den Adressexport über den Button Fertigstellen starten. Die Exportdatei wird nun geschrieben.


  • Beenden Sie MS Outlook und wechseln Sie zurück in den x-organizer.
  • Wechseln Sie in das Adressmodul und wählen Sie im Menu Bearbeiten die Funktion Import.


  • Wählen Sie im folgenden Assistenten die Exportdatei, die Sie zuvor in Outlook erzeugt haben.


  • Haben Sie in Outlook für Ihre Adressen mehrere Kontaktadressen definiert (z.B. Adresse geschäftlich, Adresse privat, usw.), dann geben Sie die entsprechende Anzahl in das Eingabefeld ein (hier im Beispiel: 2).
  • Besitzt die Exportdatei eine Titelzeile mit den Spaltennamen, dann setzen Sie ein Häkchen bei der Option Diese Datei enthält die Spaltennamen. Für MS Outlook muss diese Option aktiviert werden. Klicken Sie danach auf Feldzuordnungen definieren.
  • Hier sehen Sie nun eine Voransicht, wie die Daten der Adressdatei in den x-organizer importiert werden. Mehrere Kontaktadressen pro Datensatz werden automatisch erkannt und den entsprechenden Feldern zugewiesen (Straße, Straße_2; Ort, Ort_2; Telefon, Telefon_2; usw.):


    Sollten einige Feldzuweisungen falsch sein, so erhalten Sie durch Anklicken der entsprechenden Felder ein Auswahlmenu mit allen zur Verfügung stehenden Datenfeldern. Hier können Sie nun das korrekte Datenfeld selektieren.
  • Sind alle Einstellungen korrekt, klicken Sie auf Import starten. Nach Beendigung erhalten Sie vom x-organizer eine Statusmeldung.

Wenn Sie nun in die Listenansicht des Adressmoduls zurückwechseln, sehen Sie Ihre importierten Kontakte aus Outlook. Im obigen Beispiel von Frau Wilhelmine Müller wurden 2 Kontakte für Ihre beiden Adressen angelegt:

Durch einen Klick auf den Namen erhalten Sie die Detailansicht des jeweiligen Kontaktes:

Sollten einige Einträge nicht korrekt sein oder möchten Sie weitere Änderungen an den Kontaktdaten vornehmen, so klicken Sie auf das Icon links neben dem Kontakt, um die Daten zu editieren:

Eine denkbare Änderung, die im Beispiel beim Import aus Outlook nicht korrekt übernommen wurde, ist die Zuordnung des geschäftlichen Kontaktes zum Firmenkontakt der Fa. Imago. Rufen Sie hierzu die Detailansicht des geschäftlichen Kontaktes auf und klicken Sie in das Feld Firma (keine Zuordnung), um diesen Kontakt zusätzlich auch einer Firma zuzuweisen.

Klicken Sie nach Abschluss der gewünschten Änderungen auf Speichern & Schließen. Ihre Änderungen werden übernommen und die Ansicht des Kontaktes wird entsprechend aktualisiert.

Detaillierte Informationen zur Arbeit mit Adressen und Kontakten erhalten Sie in den nun folgenden Kapiteln.

  

 

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Letzte Änderung: Mi. 22.02.2012 21:27