Jede E-Mail kann als Vorlage gespeichert werden. Später kann diese E-Mail über den Ordner Vorlagen jederzeit wieder abgerufen und weiterverwendet werden. So können für verschiedene Anwendungsfälle vorgefertigte E-Mails bereitgestellt werden.
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Beispiel: Speichern einer E-Mail als Vorlage
- Selektieren Sie eine bereits erhaltene E-Mail oder erstellen Sie über die Schaltfläche Neu eine neue E-Mail. Im folgenden Screenshot wurden auch Platzhalter für die Anrede und den Namen eingebunden. Diese werden später bei Verwendung der Vorlage automatisch durch die Kontaktdaten des Empfängers ersetzt, wenn diese aus der ursprünglichen E-Mail ausgelesen werden können oder der Empfänger im internen Adressbuch gespeichert ist.
- Passen Sie den Betreff sowie den Nachrichtentext entsprechend an und wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten die Funktion Als Vorlage speichern.
- Ihre Mail wird im Ordner Vorlagen gespeichert (sichtbar in der Ordnerliste). Beachten Sie bitte, dass der Betreff Ihrer E-Mail (hier im Beispiel: "Ihre Anfrage") als Titel der Vorlage gespeichert wird.
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Beispiel: Beantworten einer empfangenen E-Mail mit Hilfe einer Textvorlage
- Lassen Sie sich die E-Mail, die Sie beantworten möchten, anzeigen und klicken Sie auf den Button Antworten.
- Wählen Sie aus dem Menü Vorlagen die gewünschte Vorlage für Ihre Antwort. Sie finden hier auch Ihre zuvor gespeicherte Vorlage "Ihre Antwort".
- Der Text der Vorlage wird in Ihre Antwort übernommen. Ist der Empfänger im Adressbuch gespeichert, so werden auch evtl. vorhandene Platzhalter aus dem Vorlagentext entsprechend ersetzt (vgl. Screenshots zu vorigem Kapitel).
- Vervollständigen Sie die E-Mail und klicken Sie auf
 bzw.  zum Versenden der Nachricht.
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Löschen von Vorlagen:
Möchten Sie nicht mehr genutzte Vorlagen löschen, so gehen Sie wie folgt vor:
- Lassen Sie sich in der Ordnerliste des Nachrichtenmoduls den Ordner Vorlagen anzeigen. Dort befinden sich alle gespeicherten Nachrichtenvorlagen.
- Selektieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf den Button Löschen oder benutzen Sie die Funktion Löschen aus dem Kontextmenü.
- Die Vorlage wird gelöscht.
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Kopieren von Vorlagen:
Um eine bereits bestehende Vorlage zu kopieren bzw. zu verändern und unter neuem Namen abzuspeichern, gehen Sie wie folgt vor:
- Lassen Sie sich in der Ordnerliste des Nachrichtenmoduls den Ordner Vorlagen anzeigen. Dort befinden sich alle gespeicherten Nachrichtenvorlagen.
- Selektieren Sie die gewünschte Vorlage durch Anklicken des Betreffs und nehmen Sie evtl. Änderungen vor (z.B Text, Empfängerliste, usw.).
- Ändern Sie den Betreff der Vorlage entsprechend ab und benutzen Sie die Funktion Als Vorlage speichern aus dem Menü Bearbeiten.
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Tipp:
Beim Erstellen von Vorlagen können Sie auf die gleichen Platzhalter zurückgreifen wie beim Verfassen einer Serien-E-Mail. Dabei greift die Anwendung, neben dem in der Empfängeradresse enthaltenen Namen, auch über die E-Mail-Adresse auf das Adressbuch zu.
Weitere Informationen zu den zur Verfügung stehenden Platzhaltern erhalten Sie in diesem Kapitel. |
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